Mails an Gmail werden abgelehnt

Du hast Probleme beim Versenden von Mails an GMail-Adressen? Dann haben wir hier eine mögliche Erklärung...

Gegenwärtig kommt es gehäuft zu dem Problem, dass Mails die an Gmail Adressen versendet werden sollen, von Gmail abgelehnt werden. In solchen Fällen wird die Mail in etwa wie folgt beantwortet:

Undelivered Mail Returned to Sender

Our system has detected that this message is 550-5.7.1 likely
unsolicited mail. To reduce the amount of spam sent to Gmail, 550-5.7.1
this message has been blocked. Please visit 550-5.7.1

Es ist dabei unerheblich, ob die Empfängeradresse mit gmail.com oder gmail.de endet. Empfängeradressen die mit Google Workspace (vormals Google GSuite) betrieben werden, haben das Problem scheinbar noch nicht. Damit scheinen eher die Google Privatkunden, als weniger die Google Geschäftskunden betroffen.

Wie kommt es zu der Fehlermeldung durch Gmail?

Eine allgemeine Google Suche führt schnell zu den Hilfeseiten von Google Gmail, leider jedoch ohne konkrete bzw. aktuelle Hinweise auf den möglichen Fehler. Dem möchten wir mit diesem Beitrag ein wenig nachhelfen: Nach unserer Beobachtung achtet Gmail seit kurzem verstärkt auf die sogenannten SPF Einträge der sendenden Domain.

Der SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) funktioniert vereinfacht ausgedrückt wie folgt:

Alle Systeme, die im Namen von „unserer-domain.de“ eine E-Mail versenden wollen, müssen in diesem SPF Eintrag (über deren IP-Adresse) positiv erwähnt werden. Das ist ein durchaus kluger Ansatz zur Vermeidung von Manipulation und damit Spam. Nur die Systeme, die via SPF zugelassen sind, werden u.a. von Google auch als autorisierte Sender akzeptiert.

Das Problem: Obwohl die Idee zu SPF schon seit 2003 existiert, wurde diese erst 2014 mit RFC7208 in einen „Standard“ übernommen – „in den Standard übernommen“ bedeutet im globalen Internet aber leider auch eher nur: Kann man, muss man aber nicht machen.

Sprich: Das Werkzeug war ab spätestens 2014 da, wurde aber kaum genutzt. Über die Jahre haben – für Deutschland gesprochen – einige DAX-Konzerne oder namhafte Unternehmen die Prüfung auf SPF eingeführt und kleine Zulieferer damit regelmäßig zur Verzweiflung getrieben, indem dringend benötigte Angebote, Rechnungen oder elementarer Schriftverkehr via E-Mail bei fehlendem SPF-Eintrag stumpf abgelehnt wurden. Die Existenz von SPF ist bzw. war einfach zu unbekannt.

Nun aber scheint auch Google es im Rahmen des Gmail Angebotes mit den SPF-ernst zu nehmen. Ein guter Weg um Spam zu vermeiden, ein noch besserer Weg das Thema SPF zu beflügeln – aber ein bescheidener Weg, dass nicht ausreichend zu kommunizieren. Wenige Menschen können nachvollziehen warum eine E-Mail ausgerechnet an Gmail nicht zugestellt werden kann.

Wie kann ich das Problem beheben, dass ich keine Mails mehr an Gmail schicken kann?

Prüfe, ob es für deine Domain einen SPF-Eintrag gibt, der eine generelle Zustellung z.B. zu Gmail, aber auch jedem anderen Empfänger erlaubt. Hierzu gibt es diverse kostenfreie Tools im Internet: https://www.google.com/search?q=spf+check

Fehlt der Eintrag gänzlich, so musst du den fehlenden SPF Eintrag hinzufügen! Dazu benötigst du im Prinzip zwei Dinge:

  • Zugriff auf die DNS-Settings deiner Domain
  • Eine Liste aller Systeme (bzw. deren IP4 bzw. IP6 Adressen), die im Namen deiner Domain E-Mails verschicken dürfen. Das sind in der Regel mindestens der Mailserver, aber ggf. auch die Website mit Kontaktformular (falls abweichend zum Mailserver), sowie z.B. externe Newsletter-Systeme usw.

 

Danke, aber ich verstehe nur Bahnhof – wo kann ich Hilfe bekommen?

Schreibe gerne eine Mail an support@greatsolution.de und nenne mir dabei auch die Domain(s) die Probleme haben.

 

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4 Comments

  1. Jessica

    Liebes Greatsolutions Team,

    ich habe einen gmail Account und seit 2 Monaten bekomme ich von allen möglichen Kontakten, dass ihre Mails an mich zurückgewiesen werden.
    Es habe etwas mit dem DKIM check zu tun.
    Nun kann ich ja nicht 500-800 Leute bitten, ihre Maileinstellungen zu ändern, damit ich ihre Mails wieder erhalte. Außerdem erhalte ich Jobanfragen an diese Adresse. Also mir schreiben dort auch mögliche zukünftige Arbeitskontakte und kommen nun plötzlich gar nicht mehr zu mir durch.
    Gibt es eine Möglichkeit diese Einstallungen auf meiner Seite, also gmail, zu deaktivieren? Ich habe keine website und google möchte mich immer zu einem bezahlten Website-Service lenken, wenn ich diese DKIM Einstellungen ändern, am liebsten also deaktivieren, möchte.

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    • GREATsolution

      Hallo Jessica, mir ist nicht bekannt, ob sich der Check bei kostenfreien GMail Accounts deaktivieren lässt.

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  2. Andreas

    Am besten allen eine Alternative Emailadresse anbieten. Mich nerft es derzeit auch, dass Emails an Empfänger mit Gmail Adressen nicht ankommen. Ich bin kein IT-Spezialist. für mich sind das Bömische Dorfer.

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    • GREATsolution

      Hallo Andreas, vielen Dank für deinen Kommentar. Und ja, ich kann nachvollziehen, dass IT gelegentlich das Gegenteil von dem ist, was IT eigentlich tun soll: Uns das Leben vereinfachen.

      Dummerweise kommt aber ganz generell gesprochen, der E-Mail Spam aber nicht zur Ruhe und das ist ja ein aus meiner Sicht noch viel nervigeres Problem. Somit kommt es nun zu der Situation, dass GMail zur Vermeidung von Spam auf diesen SPF Eintrag besteht. Dieser SPF-Eintrag ist im Prinzip nichts anderes, als die Systeme zu benennen, die im Auftrag des Senders Mails verschicken dürfen.

      Von daher:

      Seitens Google leider schlecht kommuniziert – von den Webhostern schlecht dokumentiert oder supported und am Ende ein kleiner Eingriff im Kampf gegen Spam. Will sagen: In dem Fall ist nicht Google das Böse, sondern alle anderen verschlafen mehr oder weniger die vergleichsweise simplen Möglichkeiten und Google versucht zu „erziehen“. Das muss man jetzt nicht toll finden, dann darf sich aber auch niemand über Spam beschweren 🙂

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