Gegenwärtig kommt es gehäuft zu dem Problem, dass Mails die an Gmail Adressen versendet werden sollen, von Gmail abgelehnt werden. In solchen Fällen wird die Mail in etwa wie folgt beantwortet:

Undelivered Mail Returned to Sender

Our system has detected that this message is 550-5.7.1 likely
unsolicited mail. To reduce the amount of spam sent to Gmail, 550-5.7.1
this message has been blocked. Please visit 550-5.7.1

Es ist dabei unerheblich, ob die Empfängeradresse mit gmail.com oder gmail.de endet. Empfängeradressen die mit Google Workspace (vormals Google GSuite) betrieben werden, haben das Problem scheinbar noch nicht. Damit scheinen eher die Google Privatkunden, als weniger die Google Geschäftskunden betroffen.

Wie kommt es zu der Fehlermeldung durch Gmail?

Eine allgemeine Google Suche führt schnell zu den Hilfeseiten von Google Gmail, leider jedoch ohne konkrete bzw. aktuelle Hinweise auf den möglichen Fehler. Dem möchten wir mit diesem Beitrag ein wenig nachhelfen: Nach unserer Beobachtung achtet Gmail seit kurzem verstärkt auf die sogenannten SPF Einträge der sendenden Domain.

Der SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) funktioniert vereinfacht ausgedrückt wie folgt:

Alle Systeme, die im Namen von „unserer-domain.de“ eine E-Mail versenden wollen, müssen in diesem SPF Eintrag (über deren IP-Adresse) positiv erwähnt werden. Das ist ein durchaus kluger Ansatz zur Vermeidung von Manipulation und damit Spam. Nur die Systeme, die via SPF zugelassen sind, werden u.a. von Google auch als autorisierte Sender akzeptiert.

Das Problem: Obwohl die Idee zu SPF schon seit 2003 existiert, wurde diese erst 2014 mit RFC7208 in einen „Standard“ übernommen – „in den Standard übernommen“ bedeutet im globalen Internet aber leider auch eher nur: Kann man, muss man aber nicht machen.

Sprich: Das Werkzeug war ab spätestens 2014 da, wurde aber kaum genutzt. Über die Jahre haben – für Deutschland gesprochen – einige DAX-Konzerne oder namhafte Unternehmen die Prüfung auf SPF eingeführt und kleine Zulieferer damit regelmäßig zur Verzweiflung getrieben, indem dringend benötigte Angebote, Rechnungen oder elementarer Schriftverkehr via E-Mail bei fehlendem SPF-Eintrag stumpf abgelehnt wurden. Die Existenz von SPF ist bzw. war einfach zu unbekannt.

Nun aber scheint auch Google es im Rahmen des Gmail Angebotes mit den SPF-ernst zu nehmen. Ein guter Weg um Spam zu vermeiden, ein noch besserer Weg das Thema SPF zu beflügeln – aber ein bescheidener Weg, dass nicht ausreichend zu kommunizieren. Wenige Menschen können nachvollziehen warum eine E-Mail ausgerechnet an Gmail nicht zugestellt werden kann.

Wie kann ich das Problem beheben, dass ich keine Mails mehr an Gmail schicken kann?

Prüfe, ob es für deine Domain einen SPF-Eintrag gibt, der eine generelle Zustellung z.B. zu Gmail, aber auch jedem anderen Empfänger erlaubt. Hierzu gibt es diverse kostenfreie Tools im Internet: https://www.google.com/search?q=spf+check

Fehlt der Eintrag gänzlich, so musst du den fehlenden SPF Eintrag hinzufügen! Dazu benötigst du im Prinzip zwei Dinge:

• Zugriff auf die DNS-Settings deiner Domain
• Eine Liste aller Systeme (bzw. deren IP4 bzw. IP6 Adressen), die im Namen deiner Domain E-Mails verschicken dürfen. Das sind in der Regel mindestens der Mailserver, aber ggf. auch die Website mit Kontaktformular (falls abweichend zum Mailserver), sowie z.B. externe Newsletter-Systeme usw.

Danke, aber ich verstehe nur Bahnhof – wo kann ich Hilfe bekommen?

Schreibe gerne eine Mail an support@greatsolution.de und nenne mir dabei auch die Domain(s) die Probleme haben.